Yapay zekâ ile resmî dilekçe ve yazışma nasıl hazırlanır?

Apartmanınızın önündeki kaldırım üç aydır kazılı duruyor, belediyeyi iki kez aradınız, "not aldık" dediler ve hiçbir şey olmadı. Komşunuz "dilekçe ver, yazılı olsun" diyor. Bilgisayarı açıyorsunuz ve ilk satırda takılıyorsunuz: Sayın Belediye Başkanlığına mı, ... Belediye Başkanlığına mı? "Arz ederim" mi denir, "rica ederim" mi? Adres nereye yazılır?

Benzer bir tıkanıklık okul müdürlüğüne nakil talebi, işverene izin dilekçesi, vergi dairesine ceza indirimi başvurusu ya da bir bakanlığa şikâyet yazarken de yaşanır. Yapay zekâ bu noktada çok iyi bir kâtiptir: dağınık anlatımınızı alıp resmî yazışma kalıbına oturtur. Ama hangi kuruma, hangi süre içinde, hangi belgeyle başvurmanız gerektiğini bilmez ya da yanlış bilebilir. Bu rehberde ikisini birbirinden ayırarak, imzalamaya hazır bir dilekçeyi nasıl çıkaracağınızı adım adım göreceksiniz.

Türk resmî dilekçesinin iskeleti

Yapay zekâdan iyi sonuç almanın ilk şartı, iyi bir dilekçenin neye benzediğini sizin de bilmenizdir. Böylece çıktıyı kontrol edebilirsiniz. Türkiye'de yaygın kabul gören yapı şöyledir:

• Tarih: Sağ üst köşede, gün.ay.yıl biçiminde (ör. 07.10.2026).
• Makam: Sayfanın ortasında, büyük harfle, kesme işaretsiz ve "-NA/-NE" ekiyle: "ÇANKAYA BELEDİYE BAŞKANLIĞINA". Bir alt satıra, sağa doğru şehir yazılır: "ANKARA".
• Konu (isteğe bağlı ama faydalı): "Konu: Kaldırım onarımı talebi hk." gibi tek satır.
• Açıklama: Kim olduğunuz, ne olduğu, ne zaman olduğu. Kısa, olgulara dayalı paragraflar.
• Talep: Ne istediğinizi açıkça söyleyen cümle. Genellikle "...hususunda gereğini bilgilerinize arz ederim." kalıbıyla biter.
• İmza bloğu: Sağ altta ad soyad, altında imza.
• İletişim: Sol altta adres, telefon; kurum istiyorsa T.C. kimlik numarası.
• Ekler: "Ekler: 1- Fotoğraf (3 adet) 2- Ödeme dekontu" şeklinde numaralı liste.

Yapay zekâ neyi yapar, neyi yapamaz?

Yapay zekânın güçlü olduğu yer dildir. Öfkeli, uzun, dağınık bir anlatımı sakin ve resmî bir metne çevirir; talebi netleştirir; gereksiz tekrarları atar; ek listesini düzenler. Bir sohbet aracına "Komşumun köpeği her gece havlıyor, çıldıracağım" yazdığınızda size muhtarlığa ya da belediyeye gidecek ölçülü bir dilekçe taslağı çıkarabilir.

Zayıf olduğu yer ise kurumsal ve hukuki ayrıntıdır. Hangi müdürlüğün yetkili olduğunu, başvuru süresinin kaç gün olduğunu, hangi kanun maddesine dayanılacağını tahmin ederek yazabilir. Bu tahminler bazen doğru çıkar, bazen çok ikna edici görünen bir yanlışa dönüşür. Kural basit: metni yapay zekâ yazar, makamı ve süreyi siz doğrularsınız.

İlk komut: dağınık anlatımdan resmî metne

En sık kullanacağınız komut budur. Olayı kendi cümlelerinizle anlatın, rolü ve biçimi belirtin.

Sen Türk resmî yazışma kurallarını iyi bilen deneyimli bir dilekçe yazarısın.
Aşağıdaki olayı Çankaya Belediye Başkanlığına verilecek bir dilekçeye dönüştür.

Olay: Ankara Çankaya'da Ayrancı Mahallesi Güleryüz Sokak'ta oturuyorum.
Binamızın önündeki kaldırım, 12 Temmuz 2026'da doğalgaz çalışması için kazıldı
ve o günden beri kapatılmadı. Yaşlı komşularımız yola inmek zorunda kalıyor,
geçen hafta 78 yaşında bir komşumuz düştü. 15 Ağustos ve 9 Eylül'de Alo 153'ü
aradım, kayıt numaraları 4471209 ve 4512876. Sonuç alamadım.

Talebim: Kaldırımın en kısa sürede onarılması ve bana yazılı bilgi verilmesi.

Kurallar:
- Tarih sağ üstte, makam ortada büyük harfle, şehir altında olsun.
- "Konu:" satırı ekle.
- En fazla 3 kısa paragraf, duygusal ifade kullanma, olgulara dayan.
- "Gereğini bilgilerinize arz ederim." ile bitir.
- Ad soyad, adres, telefon ve T.C. kimlik no için yer tutucu bırak.
- Ekler: 2 fotoğraf, Alo 153 kayıt numaraları.
- Kanun maddesi veya süre uydurma; emin olmadığın bir şey yazma.

Son kural kritik. "Kanun maddesi uydurma" demezseniz model metni daha "resmî" göstermek için bir madde numarası ekleyebilir.

Örnek çıktı ve nasıl düzeltildi

Yukarıdaki komuta verilebilecek bir yanıtın kısaltılmış hâli şöyle olabilir:

                                                        07.10.2026

            ÇANKAYA BELEDİYE BAŞKANLIĞINA
                                        ANKARA

Konu: Kaldırım onarımı talebi hk.

Ayrancı Mahallesi Güleryüz Sokak'ta ikamet etmekteyim. Binamızın önündeki
kaldırım 12.07.2026 tarihinde doğalgaz çalışması nedeniyle kazılmış olup
bugüne kadar eski hâline getirilmemiştir. Bu durum yayaların, özellikle
yaşlı sakinlerin can güvenliğini tehlikeye atmaktadır. Konuyla ilgili
15.08.2026 ve 09.09.2026 tarihlerinde Alo 153 hattına başvurulmuş,
4471209 ve 4512876 numaralı kayıtlar oluşturulmuş, ancak sonuç alınamamıştır.

Söz konusu kaldırımın en kısa sürede onarılması ve tarafıma yazılı bilgi
verilmesi hususunda gereğini bilgilerinize arz ederim.

                                                  Ad Soyad
                                                  İmza
Adres: ...
Tel: ...
Ekler:
1- Fotoğraf (2 adet)
2- Alo 153 kayıt numaraları

Fena değil, ama üç sorun var. Birincisi, komşunun düşmesi metinden tamamen çıkmış; oysa bu, talebin aciliyetini gösteren somut bir olgu. İkincisi, kaldırımı kazan doğalgaz şirketi olabilir ve belediye "bizim değil" diyerek yazıyı ilgili kuruma yönlendirebilir; bunu önceden düşünmek gerekir. Üçüncüsü, "tarafıma yazılı bilgi verilmesi" talebi var ama nasıl (e-posta mı, adres mi) belirtilmemiş.

Düzeltme komutu:

Taslak iyi. Şu değişiklikleri yap:
1. Eylül başında 78 yaşındaki bir komşumuzun bu nedenle düştüğünü
   tek cümleyle, isim vermeden ekle.
2. Kazıyı doğalgaz dağıtım şirketi yapmış olabilir. Belediyenin yetkili
   değilse dilekçeyi ilgili kuruma iletmesini isteyen bir cümle ekle.
3. Yazılı cevabın e-posta adresime gönderilmesini iste.
4. Metnin geri kalanına dokunma, uzunluğu artırma.

"Geri kalanına dokunma" ifadesi, iyi olan kısımların bozulmasını engeller. Yapay zekâ düzeltme isteyince bazen her şeyi baştan yazar; bunu sınırlamak size zaman kazandırır.

Adım adım: imzaya hazır dilekçe

1. Ne istediğinizi tek cümleyle yazın: Başlamadan önce kâğıda "Ben bu kurumdan ... istiyorum" cümlesini yazın. Kaldırımın onarılması, nakil, faiz silinmesi, bilgi verilmesi... Tek bir ana talep, dilekçenin okunmasını ve işleme alınmasını kolaylaştırır. Birden çok talep varsa ayrı dilekçeler düşünün.

2. Doğru makamı belirleyin: Kurumun resmî sitesinde "başvuru", "dilekçe" ya da "iletişim" sayfasına bakın. Belediyede imar işi imar müdürlüğünün, zabıta işi zabıtanın konusudur ama dilekçe genellikle "Belediye Başkanlığına" yazılır ve içeride ilgili birime havale edilir. Okul işlerinde okul müdürlüğü, ilçe millî eğitim müdürlüğü ayrımına dikkat edin. Emin değilseniz kurumu arayıp "bu dilekçeyi kime hitaben yazmalıyım" diye sormak en kısa yoldur.

3. Olgu listesini çıkarın: Tarihler, kayıt numaraları, dosya numaraları, kişi unvanları, tutarlar. Bunları madde madde not alın. Yapay zekâya bu listeyi verdiğinizde tarih ve numaraları uydurmak zorunda kalmaz.

4. Kişisel verileri ayıklayın: Komuta T.C. kimlik no, açık adres, telefon, başkasına ait sağlık bilgisi koymayın. "Yer tutucu bırak" deyin. Bu, hem kişisel verilerin korunması açısından hem de taslağı başkasıyla paylaşırken rahat etmeniz açısından iyi bir alışkanlıktır.

5. Komutu yazın ve kuralları ekleyin: Rol, olay, talep, biçim kuralları ve "uydurma" yasağı. Yukarıdaki örnek komutu kendi olayınıza uyarlayabilirsiniz.

6. Çıktıyı sesli okuyun: Resmî metinlerdeki en sık hata, kendi ağzınızdan çıkmayacak süslü ifadelerdir. "Mezkûr hususun ivedilikle ifası" gibi ağdalı bir cümle varsa sadeleştirmesini isteyin. Resmî dil, anlaşılır dil demektir.

7. Süre ve dayanağı kendiniz doğrulayın: Metinde bir süre ya da kanun adı geçiyorsa kurumun sitesinden, mevzuat bilgi sisteminden ya da bir uzmandan teyit edin. Doğrulayamadığınız atıfı silin; dilekçenin geçerliliği atıf sayısına bağlı değildir.

8. Biçimi düzenleyip imzalayın: Metni bir kelime işlemciye aktarın, tarih ve makamın yerini kontrol edin, kişisel bilgilerinizi ekleyin. Islak imzalı dilekçeyi iki nüsha hazırlayın; birini evrak kaydına verip diğerine evrak kayıt numarasını ve tarihini yazdırarak saklayın.

e-Devlet, CİMER ve elektronik başvuru: genel yönlendirme

Her dilekçenin kâğıtla verilmesi gerekmez. Pek çok kurum e-Devlet Kapısı üzerinden ya da kendi sitesindeki elektronik başvuru formuyla dilekçe kabul eder; belediyelerin önemli bir kısmının da kendi e-belediye ya da çözüm merkezi sayfaları vardır. Hangi hizmetin hangi kanalda bulunduğu kurumdan kuruma ve zaman içinde değiştiği için en sağlıklı yol, e-Devlet'in arama kutusuna kurum adını ya da işlemi yazmak veya kurumun sitesine bakmaktır.

CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi), vatandaşların kamu kurumlarına ilişkin başvuru, şikâyet ve bilgi edinme taleplerini ilettiği merkezi bir kanaldır; e-Devlet kimliğinizle giriş yapabilirsiniz. Ancak CİMER, doğrudan kuruma başvurmanın yerini tutmaz; başvurunuz genellikle ilgili kuruma yönlendirilir. Pratik bir sıra şudur: önce doğrudan yetkili kuruma yazın, makul sürede yanıt alamazsanız CİMER'e o ilk başvurunun tarih ve numarasını belirterek başvurun.

Süre ve merci uyarısı: en pahalı hata buradadır

Dilekçe hakkı kapsamındaki başvurulara idarelerin makul sürede, genel düzenlemelere göre en geç otuz gün içinde cevap vermesi beklenir; bilgi edinme başvurularında ise ayrı ve daha kısa süreler vardır. Bunlar genel çerçevedir ve bazı işlemler için özel düzenlemeler bulunur.

Asıl dikkat edilmesi gereken, sizin uymanız gereken sürelerdir. Bir idari işleme itiraz, vergi cezasına itiraz, trafik cezasına itiraz, işten çıkarma sonrası arabuluculuk başvurusu, tüketici hakem heyeti başvurusu gibi işlemlerin her birinin kendi süresi ve kendi yetkili mercii vardır. Yanlış kuruma yazılan ya da süresi geçtikten sonra verilen dilekçe, metni ne kadar iyi olursa olsun sonuç vermeyebilir. Bazı durumlarda dilekçeyi yanlış makama verdiğinizde süre işlemeye devam eder.

Bu yüzden itiraz, dava öncesi başvuru ya da hak kaybına yol açabilecek bir konuda yazıyorsanız süreyi ve merciyi yapay zekâdan değil; tebligatın kendisinden, kurumun resmî açıklamasından, barodan ya da bir avukattan öğrenin. Pek çok tebligatın üzerinde itiraz süresi ve yeri yazar; önce onu okuyun. Yapay zekâya ise şunu sorun: "Bu tebligatta yazanları sade dille özetle ve bana hangi soruları bir avukata sormam gerektiğini listele." Bu, aracın en verimli ve en güvenli kullanımıdır.

İki kişi, iki dilekçe

Bursa'da memur olarak çalışan Zeynep: Annesi ameliyat olacak, Zeynep beş gün mazeret izni isteyecek. Kurum içi yazışma olduğu için daha kısa ve doğrudan bir metin gerekiyor.

Bursa Nilüfer İlçe Nüfus Müdürlüğünde memur olarak çalışıyorum.
Annem 20 Ekim 2026'da ameliyat olacak ve bakımı için yanında olmam gerekiyor.
20-24 Ekim 2026 tarihleri arasında 5 gün izin talep eden, müdürlük makamına
hitaben kısa bir dilekçe yaz. Hastalık adı yazma, "ameliyat" demek yeterli.
İzin türünü yazma, onu personel birimine soracağım; sadece izin talebimi
ve tarihleri belirt. Tek paragraf, "arz ederim" ile bitsin.

İzin türünü yazmaması istenmiş, çünkü hangi izin türünün kullanılacağı mevzuata ve kurumun uygulamasına bağlıdır; bunu personel birimi bilir.

Antalya'da küçük bir pansiyon işleten Hakan: Vergi dairesinden gelen gecikme cezası konusunda ne yapacağını bilmiyor.

Antalya'da pansiyon işletiyorum. Vergi dairesinden bir ceza ihbarnamesi
geldi. Aşağıya tebligattaki metni kişisel bilgileri silerek yapıştırıyorum.
1. Metni sade Türkçeyle 5 maddede özetle.
2. Tebligatta itiraz veya uzlaşma için yazılan süre ve yer bilgisini aynen göster.
3. Mali müşavirime sormam gereken 5 soruyu listele.
Dilekçe yazma, sadece bunları yap.

Tebligat metni: (buraya yapıştırılacak)

Hakan dilekçeyi en sona bırakıyor. Vergi konularında uzlaşma, indirim ya da dava yollarından hangisinin seçileceği maliyeti doğrudan etkiler; bu kararı mali müşavirle birlikte vermek gerekir.

Sık yapılan hatalar

• Tek dilekçede beş talep: Hem kaldırım hem çöp hem gürültü hem otopark şikâyeti tek metinde olunca dilekçe ya bir birime havale edilir ve diğerleri kaybolur ya da genel bir cevap gelir. Doğrusu: her ana konu için ayrı dilekçe.
• Öfkeyi metne taşımak: "Rezalet", "bıktık", "kimse işini yapmıyor" gibi ifadeler haklı olduğunuz konuda bile metnin ciddiyetini düşürür. Yapay zekâya "duygusal ifadeleri çıkar, olguları koru" demek yeterli.
• Uydurma kanun atıfı: Model metne var olmayan ya da konuyla ilgisiz bir madde ekleyebilir. Yanlış atıf, okuyan memurda güven kaybı yaratır. Doğrulamadığınız her atıfı silin.
• Tarih ve numarayı eksik vermek: "Geçen ay aradım" yerine "15.08.2026'da aradım, kayıt no 4471209" yazmak, dilekçenizi takip edilebilir kılar. Yapay zekâ bu bilgileri sizden almazsa boş geçer ya da genel ifade kullanır.
• Kişisel veriyi sohbet aracına yapıştırmak: Kimlik numarası, sağlık raporu, başkasının adı ve adresi gerekmeden paylaşılmamalı. Yer tutucuyla çalışın.

Takıldığınızda

Metin çok uzun ve ağdalı geldi: "Bu metni en fazla 150 kelimeye indir. Osmanlıca kökenli ağır kelimeler yerine günlük resmî dil kullan. Olguların hiçbirini çıkarma." diye yazın.

Model hangi kuruma yazacağınızı kesin bir dille söyledi: Ona güvenmeden önce "Bu bilgiyi hangi resmî kaynaktan doğrulayabilirim?" diye sorun ve kurumun sitesine bakın. Kesinlik tonu, doğruluk garantisi değildir.

Elektronik formun karakter sınırı aşıldı: "Bu metni 800 karakteri geçmeyecek şekilde kısalt. Tarihleri, kayıt numaralarını ve talep cümlesini kesinlikle koru." deyin ve sonucu bir karakter sayacıyla kontrol edin.

İleri seviye ipuçları

Kendi yazışma profilinizi oluşturun. Sık dilekçe yazıyorsanız (site yöneticisi, dernek başkanı, küçük işletme sahibi gibi), aracın özel talimat ya da proje özelliği varsa oraya şu kalıcı notu ekleyin: "Resmî yazışmalarımda tarih gün.ay.yıl, makam büyük harf ve kesmesiz, en fazla 3 paragraf, kanun maddesi uydurma, kişisel bilgi için yer tutucu bırak." Böylece her seferinde kuralları tekrar yazmazsınız. Bu özelliklerin adı ve yeri araçtan araca değişir.

Zincirleme çalışın. Tek komutla mükemmel dilekçe beklemek yerine üç aşamalı ilerleyin: önce "olayı olgu listesine dönüştür", sonra "bu listeyle dilekçe yaz", en son "bu dilekçeyi bir kamu görevlisinin gözünden eleştir: eksik bilgi, belirsiz talep, gereksiz cümle var mı?" Üçüncü adım, sizin göremediğiniz boşlukları gösterir.

Kontrol listesiyle bitirin. İmzalamadan önce şu soruları sorun: Makam doğru mu? Tarih var mı? Talep tek ve net mi? Tüm tarih ve numaralar doğru mu? Ekler gerçekten ekli mi? İletişim bilgisi eksiksiz mi? Süre içinde miyim?

Sık sorulan sorular

Yapay zekâyla yazılmış dilekçe geçerli olur mu?

Dilekçenin geçerliliği kimin ya da neyin yazdığına değil, içeriğine, imzanıza ve doğru makama süresi içinde verilmesine bağlıdır. Metni yapay zekâ taslak hâline getirse de imzalayan ve sorumluluğu taşıyan sizsiniz; bu yüzden her cümleyi okuyup onaylamalısınız.

CİMER'e mi yazmalıyım, doğrudan kuruma mı?

Genel olarak önce yetkili kuruma doğrudan başvurmak daha hızlı sonuç verir. Yanıt alamadığınızda ya da kurumun tutumundan şikâyetçi olduğunuzda CİMER'i, önceki başvurunuzu belirterek kullanabilirsiniz.

Hukuki bir itiraz dilekçesini de yapay zekâyla yazabilir miyim?

Taslak ve anlama aşamasında yardım alabilirsiniz, ama süre, merci ve hukuki strateji gerektiren itirazlarda, özellikle dava açma ya da hak kaybı riski varsa, bir avukattan ya da baronun adli yardım bürosundan destek almanız yerinde olur.

Hazır şablon

Sen Türk resmî yazışma kurallarını bilen deneyimli bir dilekçe yazarısın.
[KURUM ADI]'na verilecek bir dilekçe hazırla.

Ben kimim: [kısa tanım, ör. "X mahallesinde oturan bir vatandaş", "X okulunda öğrenci velisi"]
Olay: [ne oldu, kısa ve olgularla]
Tarihler ve numaralar: [başvuru tarihleri, kayıt/dosya numaraları]
Daha önce yaptıklarım: [aramalar, önceki dilekçeler]
Talebim: [tek cümleyle ne istediğim]
Cevabın gönderilmesini istediğim kanal: [e-posta / adres / telefon]
Ekler: [belgeler]

Kurallar:
- Tarih sağ üstte gün.ay.yıl, makam ortada büyük harf ve kesmesiz, şehir altında.
- "Konu:" satırı olsun.
- En fazla [3] kısa paragraf, duygusal ifade yok, olgulara dayan.
- "Gereğini bilgilerinize arz ederim." ile bitir.
- Ad soyad, adres, telefon, T.C. kimlik no için yer tutucu bırak.
- Kanun maddesi, süre ya da kurum bilgisi uydurma; emin değilsen yazma.

Bugün deneyin

Ertelediğiniz bir yazışma mutlaka vardır: aidat itirazı, okul talebi, belediye şikâyeti. Bugün olayı olgu listesine dökün, yukarıdaki şablonu doldurun ve ilk taslağı alın. Ardından kurumun sitesine beş dakika ayırıp makamı ve varsa süreyi kontrol edin. Akşam olmadan imzaya hazır bir dilekçeniz olacak ve bunu bir kez yaptıktan sonra bir sonrakinin ne kadar kolaylaştığını göreceksiniz.