İş yerinde adım adım çalışma talimatı (prosedür) yapay zekâ ile nasıl hazırlanır?

Muhasebe biriminizde ay sonu kapanışını yıllardır Gülay Hanım yapıyor. Hangi raporun hangi sırayla alınacağını, bankadan gelen dosyada hangi sütunun neden elle düzeltildiğini, hangi tedarikçinin faturasının her ay geç geldiğini yalnızca o biliyor. Gülay Hanım iki haftalık izne çıktığında kapanış üç gün gecikiyor; yerine bakan arkadaşınız her gün onu telefonla arıyor. Gülay Hanım'ın emekliliğine bir yıl kaldığını düşündüğünüzde ise içinizi bir soğukluk kaplıyor.

Benzer bir tablo her işyerinde var. Fabrikada makinenin sabah ilk çalıştırılması, mağazada gün sonu kasa kapanışı, klinikte cihaz sterilizasyonu, ofiste yeni çalışanın bilgisayarının hazırlanması. Bu işlerin bir talimatı ya hiç yok, ya da yıllar önce yazılmış ve kimsenin açmadığı bir dosyada duruyor. Yapay zekâ bu bilgiyi kayıt altına almanın en zahmetli kısmını, yani dağınık konuşma notlarını düzenli, numaralı ve anlaşılır bir belgeye dönüştürmeyi çok hızlı yapabiliyor. Ama işin özünü, yani doğru bilgiyi toplamak ve belgeyi gerçek hayatta denemek, yine insanlara düşüyor.

Prosedür, talimat, kontrol listesi: hangisine ihtiyacınız var?

Bu üç kavram sık karıştırılır ve yanlış belge türünü seçmek, belgenin kullanılmamasının en yaygın nedenidir.

Prosedür: Bir sürecin kim tarafından, hangi sırayla, hangi birimler arasında yürütüldüğünü anlatır. "Satın alma talebi nasıl onaylanır" bir prosedürdür; birden fazla kişi ve birim içerir. İngilizce kaynaklarda bu tür belgeler için standart işletim prosedürü anlamında SOP kısaltması kullanılır.

Çalışma talimatı: Tek bir işin tek bir kişi tarafından nasıl yapılacağını adım adım anlatır. "Etiket yazıcısına yeni rulo nasıl takılır" bir talimattır. Daha ayrıntılıdır, genellikle fotoğraf ya da şekil içerir.

Kontrol listesi: İşi bilen birinin hiçbir adımı atlamaması için kullanılır. İşi öğretmez, hatırlatır. Uçak pilotlarının kalkış öncesi listesi bunun en bilinen örneğidir.

Pratik bir kural: İşi ilk kez yapacak biri için talimat, işi bilen ama adım atlama riski olan biri için kontrol listesi yazarsınız. Çoğu durumda ikisine birden ihtiyaç vardır: önce ayrıntılı talimat, sonra ondan türetilmiş tek sayfalık kontrol listesi. Yapay zekâ bu türetmeyi çok iyi yapar.

Bilgi kimin kafasında? İşi yapan kişiyle görüşme

Masa başında, yöneticinin hafızasından yazılan talimatlar neredeyse her zaman eksik çıkar. Çünkü işi yöneten kişi işin nasıl yapılması gerektiğini bilir; işi yapan kişi ise gerçekte nasıl yapıldığını. Aradaki fark, talimatın en değerli kısmıdır: "Normalde şöyle olur ama ayın 30'u pazara denk gelirse şunu yapıyorum" türü bilgiler.

Görüşmeye hazırlıksız gitmeyin. Yapay zekâ ile işe özgü bir görüşme rehberi hazırlayın:

Muhasebe birimimizde ay sonu kapanışını yapan deneyimli bir
çalışanımızla görüşerek bu işin çalışma talimatını çıkaracağım.
Görüşme yaklaşık 60 dakika sürecek. Bana bir görüşme rehberi hazırla:
- Önce işin genel akışını anlatmasını sağlayacak 3 açık uçlu soru.
- Sonra her adım için sorulacak takip soruları: "Bunu neden
  yapıyorsun?", "Bu adımda en sık ne ters gidiyor?", "Bunu yaparken
  hangi ekrana/dosyaya bakıyorsun?", "Bunu yapmayı unutursan ne olur?"
- İstisnalar için sorular: ay sonu hafta sonuna denk gelirse, bir
  belge eksikse, sistem çalışmazsa.
- "Kimsenin bilmediği ama senin bildiğin" bilgileri ortaya çıkaracak
  2 soru.
Sorular kısa ve günlük dilde olsun; mülakat ya da sınav havası
vermesin.

"Bunu yapmayı unutursan ne olur?" sorusu, çoğu kişinin aklına gelmeyen ama en işe yarar sorudur. Cevabı, o adımın ne kadar kritik olduğunu ve talimatta nasıl vurgulanması gerektiğini gösterir. "Hiçbir şey olmaz, ben alışkanlıktan yapıyorum" cevabı ise gereksiz bir adımı ortaya çıkarabilir.

Görüşmenin yanında işi izlemek de çok değerlidir. Mümkünse kişi işi yaparken yanında oturun ve her adımı not alın. Konuşurken atlanan adımlar, yaparken kendini gösterir. Kişinin izniyle görüşmeyi ses kaydına alıp yazıya döktürmek de not almanın yükünü azaltır; ama kaydı yalnızca bu amaçla kullanın ve işiniz bitince silin.

Konuşma notlarından talimata: ham metni düzenlemek

Görüşme notları ya da ses kaydının dökümü genellikle dağınıktır: Konuşan kişi bir adımdan söz ederken başka bir şeyi hatırlar, geri döner, bir istisnayı anlatır. Yapay zekânın burada yapacağı iş, bu dağınık metni sıralı adımlara ayırmak; ama sizin vermediğiniz bir bilgiyi eklememek.

Aşağıda ay sonu kapanışını yapan çalışanımızla yaptığım görüşmenin
dökümü var. Bundan bir çalışma talimatı taslağı çıkar.
Kurallar:
- Yalnızca dökümdeki bilgileri kullan. Muhasebe bilginden adım ekleme.
- Her adım tek bir eylem içersin ve emir kipiyle başlasın ("Aç",
  "Kontrol et", "Kaydet" gibi).
- "Kontrol et" yazdığın her adımda neyin, nereye bakılarak, hangi
  sonuç beklenerek kontrol edileceğini yaz. Dökümde bu bilgi yoksa
  [EKSİK: neye bakılıyor?] diye işaretle.
- Konuşmada geçen istisnaları ayrı bir "Özel durumlar" bölümünde topla.
- Sırası belirsiz olan adımları [SIRA?] diye işaretle.
- Sonda, görüşmede cevabı olmayan soruların listesini çıkar.
[döküm]

[EKSİK] ve [SIRA?] işaretleri bu yöntemin kalbidir. Bu işaretler, taslağı işi yapan kişiye geri götürdüğünüzde soracağınız soruların listesini kendiliğinden çıkarır. İkinci görüşme genellikle ilkinden çok daha kısa ve odaklı olur.

Örnek çıktı: güzel görünen ama uygulanamayan talimat

Gaziantep'te bir gıda üretim tesisinde kalite sorumlusu olan Tuba, dolum makinesinin vardiya başı temizlik ve hazırlık talimatını hazırlamak istiyor. İlk denemede görüşme notlarını vermeden araca "Dolum makinesi vardiya başı temizlik talimatı yaz" demiş. Gelen yanıtın kısaltılmış hâli:

DOLUM MAKİNESİ VARDİYA BAŞI TEMİZLİK TALİMATI

1. Makinenin kapalı olduğundan emin olun.
2. Gerekli kişisel koruyucu donanımları giyin.
3. Makinenin tüm yüzeylerini uygun temizlik maddesiyle temizleyin.
4. Dolum nozullarını kontrol edin.
5. Makineyi çalıştırın ve test dolumu yapın.
6. Herhangi bir sorun varsa yetkiliye bildirin.

Bu talimat ilk bakışta düzgün görünüyor ama bir yeni çalışanın elinde işe yaramaz. "Kapalı olduğundan emin olun" yeterli değil; makinenin enerjisinin nasıl kesileceği ve yanlışlıkla çalıştırılmaması için ne yapılacağı (kilitleme, etiketleme gibi) yazmıyor. Hangi koruyucu donanım? "Uygun temizlik maddesi" hangisi, hangi oranda sulandırılır, ne kadar bekletilir? "Nozulları kontrol edin" neye bakarak, hangi durumda reddedilir? "Yetkili" kim? Talimat, işi zaten bilen birine bir şey söylemiyor, bilmeyen birine ise yeterince şey söylemiyor. Üstelik makine temizliği iş güvenliğini doğrudan ilgilendiren bir iş ve araç bu boyutu iki kelimeyle geçmiş.

Tuba ikinci denemede operatörle yaptığı görüşmenin notlarını verdi ve kuralları ekledi:

Önceki taslağı kullanmayacağım. Aşağıda dolum makinesini 8 yıldır
kullanan vardiya operatörümüzle yaptığım görüşmenin notları var.
Bu notlardan talimat taslağı çıkar. Kurallar:
- Yalnızca notlardaki bilgileri kullan.
- Her adımda: eylem, kullanılan araç/malzeme, beklenen sonuç.
- Temizlik kimyasalının adı, oranı ve bekleme süresi notlarda nasıl
  geçiyorsa aynen yaz; yoksa [EKSİK] yaz.
- Enerji kesme, kilitleme ve kişisel koruyucu donanım adımlarını
  ayrı bir "Güvenlik" bölümünde, işe başlamadan önceki adımlar olarak
  topla. Bu bölümü taslak olarak işaretle: "İş güvenliği uzmanı onayı
  bekleniyor".
- "Yetkili" yerine rol adı yaz (vardiya amiri, bakım teknisyeni gibi).
- Sonda, operatörün "en sık yapılan hata" olarak anlattığı şeyleri
  ilgili adımın altına "Dikkat:" notu olarak ekle.
[görüşme notları]

İkinci taslakta güvenlik bölümü ayrıldı, kimyasal adı ve oranı notlardan aynen alındı, bekleme süresi için bir [EKSİK] işareti çıktı. Operatörün anlattığı "nozul contasını ters takmak" hatası ilgili adımın altına "Dikkat:" notu olarak eklendi. Tuba taslağı önce operatöre, sonra tesisin iş güvenliği uzmanına götürdü. Uzman, enerji kesme adımına bir kilit ve etiket uygulaması ekledi ve kimyasalın güvenlik bilgi formuna atıf yapılmasını istedi. Belge ancak bu onaydan sonra yayımlandı.

İş sağlığı ve güvenliği: yapay zekânın sınırı

Makine kullanımı, kimyasal madde, yüksekte çalışma, elektrikli ekipman, ağır yük kaldırma, kapalı alanda çalışma gibi işlerin talimatları yalnızca bir verimlilik belgesi değil, aynı zamanda bir güvenlik belgesidir. Türkiye'de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, işverene risk değerlendirmesi yapma ve çalışanları bilgilendirme gibi yükümlülükler getirir; işyerinizin tehlike sınıfına göre iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimiyle çalışılması gerekir.

Bu nedenle:

• Güvenliği ilgilendiren her talimat, yayımlanmadan önce işyerinizin iş güvenliği uzmanı tarafından incelenmeli ve onaylanmalı.
• Talimat, işyerinin risk değerlendirmesiyle çelişmemeli; tersine ondan beslenmeli.
• Kimyasal madde kullanılan işlerde ürünün güvenlik bilgi formu esas alınmalı; yapay zekânın genel bilgisiyle oran, süre ya da koruyucu donanım belirlenmemeli.
• Makine üreticisinin kullanım kılavuzu ile talimat arasında fark varsa, bu fark uzmanla birlikte değerlendirilmeli.

Yapay zekâ bu süreçte bir taslak yazarı ve düzenleyicidir. Güvenlik adımlarını kendi bilgisinden "tamamlamasına" izin vermeyin; bunun yerine eksik gördüğü yerleri işaretlemesini isteyin. "Bu talimatta iş güvenliği uzmanına sorulması gereken noktaları listele" komutu, uzmana giderken elinizde hazır bir soru listesi olmasını sağlar.

Kontrol listesi, sorumluluk ve sürüm

Talimat tamamlandıktan sonra üç ek parça onu yaşayan bir belgeye dönüştürür.

Kontrol listesi: Ayrıntılı talimattan, işi bilen kişinin her seferinde işaretleyeceği tek sayfalık bir liste türetin. İyi bir kontrol listesi her adımı değil, yalnızca atlanması kritik sonuç doğuran adımları içerir.

Aşağıdaki çalışma talimatından, işi bilen bir operatörün her vardiya
başında kullanacağı tek sayfalık bir kontrol listesi çıkar.
- En fazla 12 madde.
- Yalnızca atlanırsa güvenlik, kalite ya da üretim kaybına yol açan
  adımları al.
- Her madde "evet/hayır" ile işaretlenebilecek biçimde yazılsın.
- Altına tarih, vardiya, operatör adı ve imza alanı ekle.
- Talimatta olmayan yeni bir madde ekleme.
[talimat]

Sorumluluk: Her talimatta işi kimin yaptığı, kimin onayladığı ve sorun çıktığında kime haber verildiği rol adlarıyla yazılmalı. Kişi adı yerine rol yazmak, kişi değiştiğinde belgenin geçerli kalmasını sağlar. Birden fazla birimi kapsayan prosedürlerde basit bir "kim ne yapar" tablosu çok işe yarar; her adım için "yapan", "onaylayan" ve "bilgilendirilen" sütunlarıyla.

Sürüm ve gözden geçirme: Her belgenin üst kısmında şu bilgiler bulunsun: belge kodu, sürüm numarası, yayın tarihi, hazırlayan, onaylayan ve bir sonraki gözden geçirme tarihi. Belgenin sonunda da bir değişiklik kaydı tutun: hangi sürümde ne değişti, neden değişti. Değişiklik yapıldığında eski sürümü arşive kaldırın ve sahada yalnızca güncel sürümün bulunduğundan emin olun. Sahada iki farklı sürümün aynı anda asılı durması, hiç talimat olmamasından daha tehlikeli olabilir.

Çoğu kişinin atladığı ayrıntı şu: Gözden geçirme tarihi yalnızca takvime bağlı olmamalı. Makine, yazılım, malzeme ya da mevzuat değiştiğinde ve işle ilgili bir kaza ya da ramak kala olay yaşandığında talimat, takvimi beklemeden gözden geçirilmeli. Bu tetikleyicileri belgenin içine yazmak iyi bir alışkanlıktır.

Adım adım: görüşmeden yayına

1. İşi ve kapsamı seçin: Hangi iş, kimin için, nerede başlayıp nerede bitiyor? Başlangıç ve bitiş noktasını net yazmak, belgenin şişmesini önler.

2. Doğru kişiyi bulun: İşi en iyi ve en güncel yapan kişiyi seçin. En kıdemli kişi her zaman en doğru kişi değildir; bazen işi en son öğrenen kişi, eksik bilgileri en iyi hatırlayan kişidir.

3. Görüşme rehberini hazırlayın ve görüşün: Mümkünse işi yaparken izleyin, izin alarak kayıt yapın.

4. Taslağı yapay zekâ ile çıkarın: Yalnızca görüşme bilgilerini kullanan, eksikleri işaretleyen komutla ilk taslağı oluşturun.

5. Eksikleri işi yapan kişiyle tamamlayın: [EKSİK] ve [SIRA?] işaretlerini birlikte gözden geçirin.

6. Acemi testi yapın: Taslağı işi hiç bilmeyen bir çalışana verin ve yalnızca talimata bakarak işi yapmasını isteyin (güvenli bir ortamda ve deneyimli birinin gözetiminde). Takıldığı her yer, eksik ya da belirsiz bir adımdır.

7. Uzman onayını alın: Güvenlik içeren işlerde iş güvenliği uzmanına, kalite ya da mevzuat içeren işlerde ilgili birime onaylatın.

8. Yayımlayın, eğitin, takvime koyun: Belgeyi sürüm bilgisiyle yayımlayın, ilgili çalışanlara kısa bir eğitimle tanıtın ve gözden geçirme tarihini takvime ekleyin.

Üç işyeri, üç talimat

Eskişehir'de bir giyim mağazasının müdürü olan Selim: Gün sonu kasa kapanışında her ay farklı bir personel farklı bir hata yapıyor.

Bir giyim mağazasında gün sonu kasa kapanışı için çalışma talimatı
hazırlıyorum. Aşağıda en deneyimli kasiyerimizle yaptığım görüşmenin
notları var. Talimatı, mağazaya yeni başlayan ve ilk kez kapanış
yapacak bir personelin uygulayabileceği sadelikte yaz. Nakit sayımı,
kredi kartı gün sonu raporu, iade ve değişim fişlerinin kontrolü ve
farkların raporlanması adımlarını ayrı bölümlerde topla. Fark
çıktığında kime, nasıl haber verileceğini rol adıyla yaz. Sonda en
sık yapılan 3 hatayı ve nasıl önleneceğini ekle.
[notlar]

İzmir'de bir diş kliniğinin klinik sorumlusu Pelin: Yeni gelen asistanlar için alet sterilizasyonu talimatını güncellemek istiyor.

Bir diş kliniğinde kullanılan aletlerin temizlik ve sterilizasyon
sürecinin talimatını, deneyimli asistanımızla yaptığım görüşme
notlarından çıkar. Kurallar:
- Yalnızca notlardaki bilgileri kullan; sterilizasyon süresi, sıcaklık
  ya da kimyasal oranı gibi değerleri notlarda nasıl geçiyorsa aynen
  yaz, yoksa [EKSİK] diye işaretle. Kendi bilginden değer ekleme.
- Cihaz üreticisinin kılavuzuna ve kliniğin enfeksiyon kontrol
  kurallarına atıf yapılacak yerleri [KILAVUZA BAK] diye işaretle.
- Belgenin başına "Klinik sorumlu hekim onayı olmadan
  uygulanmaz" notunu ekle.
[notlar]

Ankara'da 40 kişilik bir yazılım şirketinin BT sorumlusu Kaan: Her yeni çalışanın bilgisayarı farklı biçimde hazırlanıyor ve bazı hesaplar ayrılan çalışanlarda kapatılmıyor.

Şirketimizde yeni başlayan çalışanın bilgisayarının ve hesaplarının
hazırlanması ile ayrılan çalışanın hesaplarının kapatılması için iki
prosedür hazırlıyorum. Bu süreçte BT, İK ve çalışanın yöneticisi yer
alıyor.
1. Her prosedür için adımları ve her adımın sorumlusunu (yapan,
   onaylayan, bilgilendirilen) gösteren bir tablo öner.
2. Ayrılan çalışan prosedüründe, kapatılması unutulabilecek hesap
   türlerini genel olarak listele ki kendi sistemlerimizle
   karşılaştırayım.
3. Her prosedür için tek sayfalık kontrol listesi çıkar.
Şirkete özgü sistem adlarını [SİSTEM ADI] diye bırak, ben dolduracağım.

Talimatı çöpe gönderen hatalar

Talimatı masa başında, işi yapan kişiye sormadan yazmak. Bu tür talimatlar sahada ya hiç kullanılmaz ya da yanlış uygulanır. Doğrusu: Bilgiyi işi yapan kişiden almak ve taslağı ona onaylatmak.

Bir adıma birden fazla eylem sıkıştırmak. "Makineyi kapatıp nozulları sökün, temizleyip kurulayın ve yerine takın" cümlesi, okuyanın bir eylemi atlamasına davetiyedir. Doğrusu: Her adımda tek bir eylem.

Yapay zekânın kendi bilgisinden değer eklemesine izin vermek. Sıcaklık, süre, oran, tork gibi değerler işe, makineye ve ürüne göre değişir. Araç bunları genel bilgisinden doldurursa yanlış ve tehlikeli olabilir. Doğrusu: Bu değerleri yalnızca görüşmeden, üretici kılavuzundan ya da güvenlik bilgi formundan almak; eksikse işaretletmek.

Sürüm kontrolü yapmamak. Aynı talimatın üç farklı sürümünün farklı bilgisayarlarda ve panolarda dolaşması, kimsenin hangisinin doğru olduğunu bilmemesine yol açar. Doğrusu: Tek bir güncel sürüm, tek bir kayıt yeri ve bir değişiklik kaydı.

Talimatı yazıp kimseye denetmemek. Yazanın gözünde her talimat açıktır, çünkü yazan işi zaten bilir. Doğrusu: Acemi testi yapmak.

Taslak işe yaramadığında

Araç adımları genelleştiriyor: "Bu talimatı, işi hiç bilmeyen, ilk gününü geçiren birinin tek başına uygulayacağını düşünerek yeniden yaz. Her adımda 'hangi tuşa basılır, hangi ekran açılır, hangi sonuç görülür' bilgisi olsun" deyin.

Talimat çok uzun çıktı: Uzun talimat kullanılmaz. Araca "Bu talimatı ana adımlar ve her ana adımın altında alt adımlar şeklinde iki seviyeye ayır; ana adımlar 10'u geçmesin" deyin. Ayrıca kontrol listesini ayrı bir belge olarak çıkartın.

Görüşme dökümü çok dağınık, araç sırayı karıştırıyor: Dökümü önce zaman sırasına göre bölümlere ayırtın: "Bu dökümü, anlatılan işlerin yapılış sırasına göre başlıklara ayır, henüz talimat yazma." Talimatı ikinci adımda bu düzenlenmiş metinden isteyin.

Araç güvenlik uyarılarıyla belgeyi boğuyor: Bazı araçlar her adıma genel güvenlik uyarıları ekler ve asıl uyarılar kaybolur. "Genel güvenlik uyarılarını sil; sadece görüşmede geçen ya da uzmanın onaylayacağı özel uyarıları bırak" deyin.

Deneyimli kullanıcı için ileri teknikler

"Ne ters gidebilir?" analizi: Talimatı bitirdikten sonra araca her adım için "Bu adım yanlış yapılırsa ya da atlanırsa ne olur, bunu nasıl fark ederiz?" tablosunu çıkartın. Bu basitleştirilmiş bir hata türleri analizi gibidir ve hangi adımların kontrol listesine girmesi gerektiğini netleştirir. Güvenlikle ilgili çıkan maddeleri uzmanınızla paylaşın.

Talimattan eğitim sorusu üretmek: Yayımlanan talimattan araca 10 soruluk kısa bir test hazırlatın. Yeni çalışana talimatı okuttuktan sonra bu testi uygulamak, belgenin gerçekten anlaşılıp anlaşılmadığını gösterir. Sık yanlış cevaplanan bir soru, genellikle belgenin belirsiz bir yerine işaret eder.

İki talimat arasındaki çelişkiyi bulmak: Aynı birimdeki talimatları araca verip "Bu belgeler arasında çelişen, tekrar eden ya da birbirine atıf yapması gerekirken yapmayan yerleri listele" deyin. Yıllar içinde farklı kişilerin yazdığı talimatlar arasında beklemediğiniz çelişkiler çıkar.

Şirket şablonu: Tüm talimatlarınız için aynı yapıyı (amaç, kapsam, sorumluluklar, gerekenler, adımlar, özel durumlar, kontrol listesi, değişiklik kaydı) kullanın ve bu yapıyı kullandığınız araçtaki özel talimat ya da proje alanına bir kez yazın. Bundan sonra yazılan her talimat aynı biçimde çıkar ve okuyanlar belgede ne nerede bulacaklarını bilir.

Sık sorulan sorular

Talimatta fotoğraf ya da şekil kullanmalı mıyım?

Mümkünse evet. Özellikle fiziksel işlerde bir fotoğraf, birkaç paragraf açıklamadan daha anlaşılırdır. İşi yapan kişi her kritik adımda telefonla bir fotoğraf çeksin; talimatta ilgili adımın yanına "Şekil 3" gibi atıfla ekleyin. Fotoğraflarda çalışanların yüzü ya da kişisel bilgileri görünmemesine dikkat edin.

Şirketin iç süreçlerini yapay zekâ aracına yazmak sorun olur mu?

Bu, şirketinizin yapay zekâ kullanım politikasına bağlıdır. Ticari sır niteliğindeki üretim reçeteleri, müşteri bilgileri ya da güvenlik açıkları içeren süreçleri onaylanmamış araçlara yazmayın. Birçok şirket bu tür işler için kurumsal sürümler kullanır; BT biriminize sorun. Gerekirse sistem ve müşteri adlarını genel ifadelerle değiştirerek çalışın.

Talimat ne sıklıkla gözden geçirilmeli?

Belirli bir takvim (ör. yılda bir) iyi bir başlangıçtır, ama asıl tetikleyiciler değişikliklerdir: yeni makine, yeni yazılım sürümü, yeni malzeme, mevzuat değişikliği, bir kaza ya da ramak kala olay. Bu durumlarda takvimi beklemeyin.

Kalite yönetim sistemi belgesi olarak kullanılacaksa nelere dikkat etmeliyim?

Şirketiniz bir kalite yönetim standardına göre belgelendirilmişse, belgelerinizin kodlama, onay ve dağıtım kuralları büyük ihtimalle zaten tanımlıdır. Yapay zekâ ile hazırladığınız taslağı bu kurallara göre biçimlendirin ve kalite biriminizin onay sürecinden geçirin.

Kendi talimatınız için şablon

[İşin adı] için bir [çalışma talimatı / prosedür / kontrol listesi]
hazırlıyorum.
Kapsam: [nerede başlar, nerede biter], [kim kullanacak: yeni
başlayan / deneyimli çalışan].
Kaynak: [işi yapan kişiyle görüşme notları / döküm].
Güvenlik boyutu: [var / yok]; varsa onaylayacak kişi: [iş güvenliği
uzmanı / sorumlu hekim / diğer].

Kurallar:
- Yalnızca verdiğim kaynaktaki bilgileri kullan, kendi bilginden adım
  ya da değer ekleme.
- Her adım tek eylem içersin ve emir kipiyle başlasın.
- Her adımda araç/malzeme ve beklenen sonuç yazılsın.
- Eksik bilgiyi [EKSİK], sırası belirsiz adımı [SIRA?] diye işaretle.
- Kişi adı yerine rol adı kullan.
- Belgenin başına: belge kodu, sürüm, tarih, hazırlayan, onaylayan,
  gözden geçirme tarihi alanlarını ekle.
- Sonda: özel durumlar, en sık yapılan hatalar, değişiklik kaydı.

Bugün şunu deneyin

İşyerinizde "bunu bir tek o biliyor" dediğiniz bir işi seçin. O kişiyle bu hafta 30 dakikalık bir görüşme ayarlayın ve görüşme rehberi komutunu bu işe göre doldurup sorularınızı hazırlayın. Görüşmenin sonunda elinizde [EKSİK] işaretleriyle dolu bir taslak olsa bile, o işin kurumdaki hafızası ilk kez kâğıda geçmiş olacak. Eksikler bir sonraki kahve molasında tamamlanır.